Information sur l'emploi
Empower Talent and careers recrute pour le compte d’une Institution, un Attaché de Direction (H/F).Sous la responsabilité du Directeur Général, vous aurez pour rôle d’assister le Directeur Général dans l’organisation des activités administratives, la coordination de son agenda et la gestion de son portefeuille relationnelle.
MISSIONS PRINCIPALES*
Assister le DG dans la gestion administrative de ses activités
• Assurer la gestion de l’agenda en fonction des directives et des priorités et les prises de rendez-vous ;
• Gérer les appels téléphoniques et l’accueil physique ;
• Gérer le portefeuille relationnel du DG (suivi des évènements importants, commande et envoi de message, de goodies, de fleurs……) ;
• Planifier et organiser les déplacements du DG (billet d’avion, réservation d’hôtel, réunion professionnelle…) ;
• Organiser les réunions et les évènements (convocations, préparation des dossiers, réservation de salles, colloques, conférences, salons, ...) ;
• Traiter le courrier « Départ/Arrivée », assurer la diffusion et en faire le suivi auprès des destinataires désignés.
* Préparer les réunions de travail
• Piloter les réunions du Staff ;
• Planifier et organiser les Comités de Direction ;
• Rédiger les notes de synthèse au DG ;
• Réaliser le suivi administratif des dossiers stratégiques (courriers, notes, rapports mise à jour de fichier, ...) ;
• Tenir à jour les tableaux de bord ;* Organiser les informations internes et externes
• Rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, notes, rapports, support de présentation, ordre du jour, compte-rendu de réunion ...) ;
• Diffuser et faire circuler les informations auprès des cibles identifiées ;
• Assurer le classement et l'archivage des dossiers ;
• Établir les commandes de matériels, de fournitures, de consommables et vérifier la conformité des livraisons ;
• Élaborer le reporting lié à son activité.